OHSAS18000體系

職業健康安全管理體系認證簡介(四)

六:職業健康安全管理體系文件的編制原則
1.符合性

編制一體化管理體系文件應做到“兩符合”,既要符合ISO 45001標準的所有要求,又要符合企業的特點。上述標準是組織建立一體化管理體系的依據,必須深刻理解標準條款的涵義,轉化到體系文件中去,不要回避和遺漏。但是,由于標準的適用范圍很廣,標準本身只提出一些基本要求,而企業的情況千差萬別,因此,企業應根據自身的職業健康安全管理情況和問題,來進行策劃和實施,切忌文件一般化。

2.層次性

通過一定的結構形式,體現文件的層次性。它反映在文件與文件之間和上下左右關系,它反映在每一個文件內的章、條、段的安排上層次分明性。

層次性的基本原則是:上層覆蓋下層,下層支持上層。例如:程序文件是對管理手冊的支持,作業文件是對程序文件的支持。一般情況下,下層文件不得違反上層文件的規定。下文件應比上層文件更具體。

3.協調性

文件與文件之間接口明晰,職責分清,協調有序,上下呼應,互不矛盾。同一層次文件之或不同層次文件之間在職責、要求方面要一致,上下層次文件應連貫、銜接和對應。

4.規范性

文件結構統一,體例統一,格式規范,字號統一。

5.實用性

文件主題清晰、明確,內容針對性強,簡明扼要,通俗易懂。內容與實際緊密結合。

有關要求循序漸近,做不到的不可超前編入,切忌生搬硬套,要講求文件的可操作性。

對每個過程進行描述內容一般如下:

a.范圍,簡要描述該過程的目標和實用的活動、產品或服務的范圍。

b.規范性文件,以提供文件查詢途徑,即要附上相關的文件編號或名稱等。

c.定義,其目的是為了準確界定術語的含義,防止誤解。

d.職責,描述此過程的主管部門及相關部門,明確職責及權限。

e.職業健康安全標準中以下過程通常應形成相應的程序文件:

(1)相關方;(2)風險和機遇;

(3)合規義務和合規性評價;(4)危險源辨識與風險評價;

(5)人力資源;(6)溝通;

(7)文件和紀錄;(8)運行控制;

(9)應急準備和響應;(10)內部審核;

(11)管理評審;(12)績效監測和測量;

(13)事故(事件)報告、調查與處理;(14)改進和糾正措施。

對上述過程,管理手冊應簡要描述實施該體系過程中工作內容和要求,對如何實施的方法和程序在管理手冊中不作詳細描述,避免與程序文件重復。在手冊中應相對詳細地描述實施該過程中工作內容和要求,并結合組織活動、產品和服務的特點來進行描述。

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